ARKISTOTOIMEN TEHTÄVÄT JA TAVOITTEET

(Päivitetty 5.4.2012)

Sonkajärven kunnan arkistoon kuuluvat kaikki kunnan tehtävien johdosta saapuneet tai toiminnan tuloksena syntyneet asiakirjat. Arkistotoimen tehtävät ja tavoitteet määritellään arkistolaissa 831/1994.

Arkistotoimen tehtävänä on varmistaa asiakirjojen käytettävyys ja säilyminen, huolehtia asiakirjoihin liittyvästä tietopalvelusta, määritellä asiakirjojen säilytysarvo ja hävittää tarpeeton aineisto.

Arkistotointa on hoidettava siten, että se tukee kunnan tehtävien suorittamista ja julkisuusperiaatteen toteutumista ottaen huomioon yksityisten ja yhteisöjen oikeusturva ja tietosuoja. Arkistotoimen on myös varmistettava yksityisten ja yhteisöjen oikeusturvaan liittyvien asiakirjojen saatavuus ja asiakirjojen on palveltava tutkimusta tiedon lähteinä. 

Tietotarpeen tyydyttämiseksi arkistotoimi käyttää apuvälineenä tietojen rekisteröintiä ja kirjaamista, arkistointia, luettelointia sekä kuvailuja. Asiakirjojen ja tietojen käytettävyydessä julkisuuden tulee toteutua niin, että tiedot löytyvät ja julkiset tiedot ovat asiakkaiden käytettävissä. Säilymisessä huomioidaan arkistokelpoiset menetelmät ja materiaalit sekä asianmukaiset keskusarkistotilat.