Arkistotoimen tehtävät ja tavoitteet

Sonkajärven kunnan arkistoon kuuluvat kaikki kunnan tehtävien johdosta saapuneet tai toiminnan tuloksena syntyneet asiakirjat. Arkistotoimen tehtävät ja tavoitteet määritellään arkistolaissa 831/1994.
Arkistotoimen tehtävänä on varmistaa asiakirjojen käytettävyys ja säilyminen, huolehtia asiakirjoihin liittyvästä tietopalvelusta, määritellä asiakirjojen säilytysarvo ja hävittää tarpeeton aineisto.
Arkistotointa on hoidettava siten, että se tukee kunnan tehtävien suorittamista ja julkisuusperiaatteen toteutumista ottaen huomioon yksityisten ja yhteisöjen oikeusturva ja tietosuoja. Arkistotoimen on myös varmistettava yksityisten ja yhteisöjen oikeusturvaan liittyvien asiakirjojen saatavuus ja asiakirjojen on palveltava tutkimusta tiedon lähteinä.
Tietotarpeen tyydyttämiseksi arkistotoimi käyttää apuvälineenä tietojen rekisteröintiä ja kirjaamista, arkistointia, luettelointia sekä kuvailuja. Asiakirjojen ja tietojen käytettävyydessä julkisuuden tulee toteutua niin, että tiedot löytyvät ja julkiset tiedot ovat asiakkaiden käytettävissä. Säilymisessä huomioidaan arkistokelpoiset menetelmät ja materiaalit sekä asianmukaiset keskusarkistotilat.
Asiakas- ja tietopalvelu
Kunnan arkistotoimesta vastaa kunnanhallitus, joka on nimennyt arkistotointa hoitavaksi viranhaltijaksi arkistonhoitaja Merja Luukkosen. Lisäksi jokaiseen työyksikköön on nimetty arkistovastaava.
Arkistohoitaja tehtäviin kuuluu:
- Kunnan arkistotoimen suunnittelu, kehittäminen ja johtaminen
- Arkistotoimen koulutus, ohjaus ja neuvonta
- Tietopalvelu: haut, selvitykset ja todistukset
- Kunnan keskusarkiston säilytys-, hoito- ja käyttöpalvelutehtävät
Asiakirjojen käyttö
Asiakirjat ovat pääsääntöisesti julkisia ja asiakkaat saavat niitä
arkiston tutkijahuoneessa käytettäväksi arkistonhoitajan valvonnassa
ottaen huomioon lainsäädännöstä johtuvat rajoitukset. Arkistoaineistoja
ei lainata yksityisille henkilöille viraston ulkopuolelle. Asiakirjoja
lainataan vain viranomaiskäyttöön ja eräin rajoituksin kaukolainaksi
Kansallisarkistoon, maakunta-arkistoihin ja joihinkin
erikoisarkistoihin.
Arkaluonteisiin ja salassa pidettäviin tietoihin
liittyy käyttörajoitus. Käyttörajoitus on 50 vuotta henkilön kuolemasta.
Jos kuolinaikaa ei tiedetä, 100 vuotta asiakirjan viimeisestä
päiväyksestä. Käyttöluvan voi myöntää arkistonhoitaja tieteellistä
tutkimusta tai muuta hyväksyttävää tarkoitusta varten.
Asiakirjoista saa kopioita ja todistettuja asiakirjajäljennöksiä
lunastusta vastaan. Asiakirjajäljennöspyynnöt voi lähettää osoitteeseen
Sonkajärven kunta / Arkisto, Rutakontie 28, 74300 SONKAJÄRVI.
Tiedon antamisesta julkisuuslain perusteella perittävät maksut
Sonkajärven kunnanhallitus on 4.12.2006 § 262 päättänyt julkisuuslain
piiriin kuuluvien maksujen perusteista ja euromääristä seuraavaa:
Tavanomaisen tiedon antamisesta pöytäkirjanotteesta, kopiosta tai muusta tulosteesta perittävä sivukohtainen maksu
- ensimmäinen sivu 2 € (alv 0 %)
- kultakin seuraavalta sivulta 1 € (alv 0 %).
Erityistoimenpiteitä vaativan tiedon antamisesta asiakirjasta,
kopiosta tai muusta tulosteesta peritään kiinteä perusmaksu, joka on
porrastettu tiedonhaun vaativuuden mukaan:
- vaativa tiedonhaku (työaika alle 2 h) 20 € (alv 0 %)
- vaativa tiedonhaku (työaika 2 - 5 h) 50 € (alv 0 %)
- vaativa ja laaja tiedonhaku (työmäärä yli 5 h, tietoja haetaan useasta eri arkistonmuodostajasta 100 € (alv 0%).
Perusmaksun lisäksi peritään kultakin sivulta 40 senttiä (alv 0 %). Posti- ja lähetysmaksuna peritään 3 € (alv 0 %).
Edellä mainitulla tavalla porrastettua kiinteää maksua sovelletaan
myös tiedonhaun erityistoimenpiteitä vaativan tiedon antamiseen
asiakirjasta suullisesti sekä siihen, kun asiakirja annetaan
viranomaisen luona luettavaksi tai jäljennettäväksi ja kun tieto
lähetetään sähköpostin välityksellä.
Perittävät maksut koskevat keskusarkiston lisäksi myös
hallintokuntien käsi- ja lähiarkistojen asiakirjoista annettavia
tietoja.
Maksusäännökset eivät koske esim. tietoaineiston tuottamista eivätkä
tutkimuslupia ja viranomaisten välistä tietojen vaihtoa salassa
pidettävistä asiakirjoista. Julkisuuslain 34 §:n mukaan tiedon saanti
asiakirjoista on maksutonta, kun pyydetyn asiakirjan antaminen kuuluu
viranomaisen neuvonta-, kuulemis- tai tiedotusvelvoitteen piiriin sekä
jos pyydetty asiakirja on yksilöitävissä ja löydettävissä viranomaisen
pitämästä asiakirjarekisteristä siinä käytettävän asiakirjaluokittelun
tai asiakirjan tunnisteen avulla taikka sähköisesti ylläpidetystä
rekisteristä sen hakutoimintojen avulla.