Arkistotoimen tehtävät ja tavoitteet

Sonkajärven kunnan arkistoon kuuluvat kaikki kunnan tehtävien johdosta saapuneet tai toiminnan tuloksena syntyneet asiakirjat. Arkistotoimen tehtävät ja tavoitteet määritellään arkistolaissa 831/1994.

Arkistotoimen tehtävänä on varmistaa asiakirjojen käytettävyys ja säilyminen, huolehtia asiakirjoihin liittyvästä tietopalvelusta, määritellä asiakirjojen säilytysarvo ja hävittää tarpeeton aineisto.

Arkistotointa on hoidettava siten, että se tukee kunnan tehtävien suorittamista ja julkisuusperiaatteen toteutumista ottaen huomioon yksityisten ja yhteisöjen oikeusturva ja tietosuoja. Arkistotoimen on myös varmistettava yksityisten ja yhteisöjen oikeusturvaan liittyvien asiakirjojen saatavuus ja asiakirjojen on palveltava tutkimusta tiedon lähteinä.

Tietotarpeen tyydyttämiseksi arkistotoimi käyttää apuvälineenä tietojen rekisteröintiä ja kirjaamista, arkistointia, luettelointia sekä kuvailuja. Asiakirjojen ja tietojen käytettävyydessä julkisuuden tulee toteutua niin, että tiedot löytyvät ja julkiset tiedot ovat asiakkaiden käytettävissä. Säilymisessä huomioidaan arkistokelpoiset menetelmät ja materiaalit sekä asianmukaiset keskusarkistotilat.

Asiakas- ja tietopalvelu

Kunnan arkistotoimesta vastaa kunnanhallitus, joka on nimennyt arkistotointa hoitavaksi viranhaltijaksi arkistonhoitaja Merja Luukkosen. Lisäksi jokaiseen työyksikköön on nimetty arkistovastaava.

Arkistohoitaja tehtäviin kuuluu:

• Kunnan arkistotoimen suunnittelu, kehittäminen ja johtaminen
• Arkistotoimen koulutus, ohjaus ja neuvonta
• Tietopalvelu: haut, selvitykset ja todistukset
• Kunnan keskusarkiston säilytys-, hoito- ja käyttöpalvelutehtävät

Asiakirjojen käyttö

Asiakirjat ovat pääsääntöisesti julkisia ja asiakkaat saavat niitä arkiston tutkijahuoneessa käytettäväksi arkistonhoitajan valvonnassa ottaen huomioon lainsäädännöstä johtuvat rajoitukset. Arkistoaineistoja ei lainata yksityisille henkilöille viraston ulkopuolelle. Asiakirjoja lainataan vain viranomaiskäyttöön ja eräin rajoituksin kaukolainaksi Kansallisarkistoon, maakunta-arkistoihin ja joihinkin erikoisarkistoihin.

Arkaluonteisiin ja salassa pidettäviin tietoihin liittyy käyttörajoitus. Käyttörajoitus on 50 vuotta henkilön kuolemasta. Jos kuolinaikaa ei tiedetä, 100 vuotta asiakirjan viimeisestä päiväyksestä. Käyttöluvan voi myöntää arkistonhoitaja tieteellistä tutkimusta tai muuta hyväksyttävää tarkoitusta varten.

Asiakirjoista saa kopioita ja todistettuja asiakirjajäljennöksiä lunastusta vastaan. Asiakirjajäljennöspyynnöt voi lähettää osoitteeseen Sonkajärven kunta / Arkisto, Rutakontie 28, 74300 SONKAJÄRVI.

Tiedon antamisesta julkisuuslain perusteella perittävät maksut

Sonkajärven kunnanhallitus on 4.12.2006 § 262 päättänyt julkisuuslain piiriin kuuluvien maksujen perusteista ja euromääristä seuraavaa:

Tavanomaisen tiedon antamisesta pöytäkirjanotteesta, kopiosta tai muusta tulosteesta perittävä sivukohtainen maksu

• ensimmäinen sivu 2 € (alv 0 %)
• kultakin seuraavalta sivulta 1 € (alv 0 %).

Erityistoimenpiteitä vaativan tiedon antamisesta asiakirjasta, kopiosta tai muusta tulosteesta peritään kiinteä perusmaksu, joka on porrastettu tiedonhaun vaativuuden mukaan:

• vaativa tiedonhaku (työaika alle 2 h) 20 € (alv 0 %)
• vaativa tiedonhaku (työaika 2 - 5 h) 50 € (alv 0 %)
• vaativa ja laaja tiedonhaku (työmäärä yli 5 h, tietoja haetaan useasta eri arkistonmuodostajasta 100 € (alv 0%).

Perusmaksun lisäksi peritään kultakin sivulta 40 senttiä (alv 0 %). Posti- ja lähetysmaksuna peritään 3 € (alv 0 %).

Edellä mainitulla tavalla porrastettua kiinteää maksua sovelletaan myös tiedonhaun erityistoimenpiteitä vaativan tiedon antamiseen asiakirjasta suullisesti sekä siihen, kun asiakirja annetaan viranomaisen luona luettavaksi tai jäljennettäväksi ja kun tieto lähetetään sähköpostin välityksellä. 

Perittävät maksut koskevat keskusarkiston lisäksi myös hallintokuntien käsi- ja lähiarkistojen asiakirjoista annettavia tietoja.

Maksusäännökset eivät koske esim. tietoaineiston tuottamista eivätkä tutkimuslupia ja viranomaisten välistä tietojen vaihtoa salassa pidettävistä asiakirjoista. Julkisuuslain 34 §:n mukaan tiedon saanti asiakirjoista on maksutonta, kun pyydetyn asiakirjan antaminen kuuluu viranomaisen neuvonta-, kuulemis- tai tiedotusvelvoitteen piiriin sekä jos pyydetty asiakirja on yksilöitävissä ja löydettävissä viranomaisen pitämästä asiakirjarekisteristä siinä käytettävän asiakirjaluokittelun tai asiakirjan tunnisteen avulla taikka sähköisesti ylläpidetystä rekisteristä sen hakutoimintojen avulla.